15 Ações para melhorar a gestão da cadeia de fornecimento da sua empresa

15 Ações para melhorar a gestão da cadeia de fornecimento da sua empresa

Se você está em busca de melhorias na gestão da cadeia de fornecimento da sua empresa, as dicas a seguir podem te ajudar muito, pois são mais do que dicas, são ações necessárias para melhorar ou organizar sua cadeia de fornecimento. 

Seguem as ações para melhorar a gestão da cadeia de suprimentos:

1 – Procurar um sistema ERP para integrar e melhorar seus processos de S&OP e compras

Muitas empresas ainda planejam suas compras usando planilhas do Excel. Isso torna o processo mais lento e complexo, dando mais trabalho aos profissionais que precisam organizar e relacionar as várias planilhas de tempos em tempos, estando sujeito a erros ou perdas de informações. Os sistemas de gestão empresarial (Enterprise Resources Planning, ou ERP) já alcançaram um expressivo grau de maturidade e estabilidade. No entanto, julgamos que ainda existe muito a ser desenvolvido nas categorias de soluções de Supply Chain Management (SCM), como pode ser observado, por exemplo, nos sistemas de Business Inteligence (BI) e modelos de Balanced Scorecard (BSC), nos Advanced Planning Systems (APS) e Service & Inventory Optimization (SIO), Supply Chain Execution (SCE), Warehouse Management Systems (WMS), Transportation Management Systems (TMS) e nos conduites de Vendor Management Inventory (VMI) e Colaborative Planning and Forecasting Replishment (CPFR). É importante investir em um sistema ERP que atenda as necessidades e processos de compras, minimizando o uso de planilhas e controles paralelos. Confiança e rastreabilidade, como também velocidade nos processos desde S&OP, Planejamento necessidade de materiais e recursos (MRP e MRP II), criação das Requisições de compras planejadas ou não planejadas e transformação em pedidos de compras e envio para o fornecedor. Isto é possível devido aos ERPs possuírem ferramentas que auxiliam na automatização dos processos através de customizações ou parametrizações.

2 – Desenvolver parceiros inovadores e que agreguem valor ao seu negócio

Gestores de cadeia de abastecimento devem buscar e definir quais dos seus fornecedores possuem capacidades para ajudar a produzir inovações em produtos e serviços ou no próprio fluxo de trabalho da equipe de compras. Os fornecedores são os que mais entendem do produto que estão vendendo e da sua aplicação ou uso, seja insumos, embalagens ou máquinas e equipamentos. Procure usar o conhecimento destes parceiros quando estiver desenvolvendo um novo produto ou mudando processo ou comprando um equipamento. Além da inovação, devem agregar valor ao negócio e crescer juntos, pois o que interessa no final de tudo é vender e aumentar a rentabilidade do negócio.

3 – Segmentar sua base de fornecedores

Para identificar os parceiros certos, a segmentação de fornecedores deve tornar-se uma habilidade organizacional. Procure classificar os perfis dos fornecedores e avaliar a importância de cada um deles para empresa e para o produto/negócio. Identifique quem são os fornecedores estratégicos, fornecedores exclusivos ou que sua organização depende do mesmo. Identifique através da MPEM os materiais e classifique em: Componentes estratégicos, Componentes Competitivos, Componentes não críticos e componentes de riscos. Avalie, analise e compartilhe com sua equipe e colegas. Para entendimento do que é MPEM, ler artigo Matriz de Posicionamento Estratégico de Materiais: Conceito, Método e Estudo de Caso. Marcelo Klippel da KLIPPEL Consultores Associados e PRODUTTARE Consultores Associados.

4 – Utilizar Ferramentas de gestão de compras

Como citado anteriormente, existem muitas opções de softwares para gestão da cadeia de suprimentos no mercado. Pesquise a solução que melhor atenda as necessidades do seu segmento de atuação, bem como aquela que irá facilitar os processos para sua equipe e para a articulação com os demais departamentos da empresa. Além do ERP que pode resolver e solucionar muitos problemas, tem outras técnicas e ferramentas que podem melhorar a gestão e ter resultados como: 5 porquês? (5 WHYs), Abordagem 8D (The 8D Aproach), Análise de Paretto ou curva ABC, Análise de riscos, Análise de SWOT (SWOT Analysis), Avaliação de risco cadeia de fornecedores (Supplier chain risk assessment), Balanced scorecard, Benchmarking, Brainstorming (Solução de problemas), COMPROR (É um limite de crédito para o financiamento de bens e serviços adquiridos pela sua empresa. Por meio desse limite você efetua suas compras, negociando as melhores condições de preço. O seu fornecedor recebe à vista, e você ainda escolhe o prazo mais adequado para efetuar o pagamento ao Banco), Compra em consignação ou fornecimento em consignação, Compras compartilhadas (compra em grupo de pessoas ou empresas), Custo ABC (Custo  baseado em atividades), Estoque em consignação, Ferramenta de melhoria de processos / DMAIC A Process improvement tool,  Fluxogramas (Flow charts), FMEA – Failure Mode and Effects Analysis, Gráfico de Gantt (Gantt Charts), JIT, Qualidade Assegurada, Mapeamento de processos com base no tempo / time-based process mapping, Matrix de Kraljic, Mitigação de riscos cadeia de fornecedores e plano de Contigência (Supply chain risk mitigation and contingency planning), Modelo de maturidade (Maturity models), Mapeamento e redesenho ou Melhoria dos processos: Adoção das melhores práticas de gestão, condizentes a melhorias no desempenho, MPEM – Matriz do Posicionamento Estratégico de Materiais, Outsourcing, PDCA (Plan, DO, Check, Action), Planejamento colaborativo, Plano de Ação, Postponement, Previsão da demanda, Previsão e reabastecimento (collaborative, planning, forecasting and replenishment), Qualidade Assegurada (fornecimento com qualidade assegurada), KANBAN, KPIs, Reengenharia dos processos do negócio: Descrição do estado atual dos processos e definição do estado futuro desejado, Relacionamento com fornecedores (Supplier Relationships), ROI - Calcular o retorno do investimento / e o Pay back do período, S&OP – Sales and Operations Planning, SCOR-Supply Chain Operation Reference Model, Supply chain financial ratios and metrics (índices financeiros da cadeia de suprimentos e métricas), Should cost (uma ponderosa ferramenta para abordar seus fornecedores, Basicamente qual o conceito de Should Cost: O custo mais competitivo que um processo pode oferecer para uma determinada região), Target Costing (custo desejado pelo comprador), Terceirização sustentável, TCO - Total Cost Oportunity, VENDOR (Vendor é uma forma de financiamento de vendas na qual o vendedor recebe à vista do banco o valor da venda e o comprador paga ao banco a prazo), VMI - Vendor Management Inventory  ou estoque gerenciado pelo fornecedor.

5 – Estabelecer indicadores da cadeia de suprimentos

Métricas são importantes para avaliar a eficiência da sua equipe de compras. Elas devem estar atreladas ao plano estratégico da empresa. Isso vai te auxiliar a obter informações oportunas que ajudam a reagir a ameaças e otimizar as oportunidades. Comece com métricas que possam ser aferidas, interna e externamente, como custos por categoria de materiais ou serviços, prazo de pagamento (aumento do prazo médio), Atendimento pedido fornecedor (prazo, quantidade e valores conforme) retorno sobre o capital de giro, redução de custos, desenvolvimento de fornecedores, por exemplo.

6 – Gerenciar as informações do sistema de compras

Os softwares da empresa devem facilitar a coleta adequada dos dados, sua identificação, além de facilitar as decisões rápidas. Colete as informações mais relevantes e alinhe com os objetivos de negócios. Em seguida, garanta que elas sejam facilmente acessíveis às equipes responsáveis. Transforme dados em informações, informações em estratégias e plano de ação. Informação sem ação e sem gestão não tem valor.

7 – Envolver seus funcionários nos processos e atividades

Mostrar aos colaboradores da sua equipe como as atividades que elas exercem influenciam toda a cadeia de suprimentos. Estabeleça metas e crie processos onde possam trabalhar em equipe, estimulando a colaboração e a criatividade na solução de problemas e a melhorar resultados. Use técnicas como: reunião periódica com equipe, brainstorming, plano de ação, mesa de negociação, etc. O brainstorming (literalmente: "tempestade cerebral" em inglês) ou tempestade de ideias, mais que uma técnica de dinâmica de grupo, é uma atividade desenvolvida para explorar a potencialidade criativa de um indivíduo ou de um grupo (criatividade em equipe), colocando-a a serviço de objetivos pré-determinados.

8 – Integrar vendas, operações, suprimentos e finanças.

Alinhar e integrar os diversos setores/áreas da empresa, a previsão de vendas do planejamento estratégico da empresa a etapas como o planejamento de produção e operações e as finanças, com custos orçamentários, investimentos e fluxo de caixa em único plano de ações. Vendas e Planejamento de Operações oferecem o melhor equilíbrio entre a demanda dos clientes internos, capacidade de produção e desempenho financeiro da empresa. Faça este exercício: Manter, corrigir e avaliar resultados, previsto x realizado e ações para ajustar nas operações de produção e compras e finanças as mudanças do planejamento. Usar o S&OP, que é uma excelente ferramenta para planejamento das operações e vendas.

9 – Usar um ERP software para a cadeia de abastecimento

Use um sistema integrado ERP, caso não tenha um ERP, será necessário investimento maior, mas antes faça o mapeamento e redesenho do processo (Contrate uma consultoria especializada). Otimizando esse processo, você garante mais produtividade e enfrenta menos problemas de integração das informações e gestão dos processos de compras e agilidade. Centralize as compras estratégicas e de maior volume financeiro e descentralize as compras não estratégicas para os departamentos ou para filiais (Caso empresa tenha).

10 – Avaliar o desempenho dos seus fornecedores

Avaliar o desempenho dos seus fornecedores, principalmente dos que tem impacto na qualidade, processos produtivos e no cliente, a falha de um fornecedor chave pode ser prejudicial e causar impacto negativo na receita da sua empresa. Por isso, avalie constantemente o desempenho das empresas que fornecem suas matérias-primas, produtos ou serviços. Mais do que avaliar, compartilhe o desempenho com o fornecedor. Caso necessário, faça um plano de ação com fornecedor para melhorar sua qualidade, reduzir custos, etc. Crie cultura de relação diamante: onde as áreas principais do fornecedor e do cliente tenham contato e discutam e entenda a necessidade de cada um, saia da tradicional relação de vendedor x comprador. Invista no relacionamento diamante.

11 – Manter uma ótima acuracidade dos estoques e implementar novas tecnologias

Não adianta planejar operações (S&OP) se a acuracidade dos estoques é abaixo de 98%. Faça uma análise dos motivos / causas da baixa acuracidade e faça um plano de ação detalhando responsáveis, prazos e custos. Invista em tecnologia para melhorar a eficiência e minimizar custos e imprecisões, tire proveito de tecnologias como RFID (Radio Frequency Identification) ou no bom português: Identificação por Rádio Frequência. Use tecnologia de comando de voz, mobilidade, sistemas de automação de armazéns e sistemas de gestão de armazém. Mais do que isto, planejar seu depósito, invista em verticalização e na localização dos estoques, crie uma rotina de inventário semanal, mensal e anual. Ajuste seus estoques, mas avalie as causas.

12 – Analisar as informações e atender as necessidades dos clientes

Analisar e entender as necessidades dos clientes internos e externos, pois sem entender como funciona a cadeia de abastecimento sua e dos seus clientes fica difícil satisfazer as necessidades. Pois a cadeia de suprimentos não começa no armazém e termina quando os produtos foram entregues para aos clientes. Pois isto não é verdade, mas é algo sintomático da mentalidade de profissionais da cadeia de distribuição. Pois, mais importante do que garantir que os produtos são estocados nas prateleiras é que esses produtos sejam desejáveis aos clientes. Então, não se esqueça de analisar, acompanhar, avaliar e entregar o que seus clientes realmente querem (Produto certo, custo certo, qualidade certa, local certo) e quais produtos eles necessitam com mais frequência e alinhar no seu planejamento de vendas e operações. Assim, não gerando estoques desnecessários ou falto de produtos.

13 – Centralizar os principais gastos da empresa com os profissionais da cadeia de suprimentos

Avalie outros gastos que a empresa faz que não seja da competência dos profissionais de compras negociarem, como gastos marketing com brindes, impressos, etc. procure maximizar a rentabilidade da sua empresa. Gastos com consultoria, serviços, compras de materiais que fazem parte da curva B da empresa em termos de valores financeiros. Ao fazer isso, a empresa pode identificar despesas e avaliar melhor quais devem ser evitadas ou reduzidas, pois os custos da cadeia de suprimentos, capacidades, necessidades de serviço, fluxos de caixa e as metas de lucros elencadas no planejamento com envolvimento dos profissionais de compras trará ótimos resultados. Crie comitê de compras para estas despesas, no comitê podem participar profissionais de compras, pessoal do marketing, SESMET, produção, financeiro, qualidade, em fim envolver os profissionais que tenham impacto na compra, não só visão de preço, mas sim de quem usa o serviço/material.

14 – Contratar as pessoas certas para gestão da cadeia de suprimentos

Além dos softwares tem o peopleware, invista em pessoas: contrate, avalie, desenvolva, treine em ferramentas e conhecimento, como por exemplo: TCO Total Cost Oportunity, MPEM, Negociação, should cost, análise ABC fornecedor e materiais, VMI, Vendor, Compror, etc.

Inclua no seu orçamento a contratação de profissional de compras adequado ao planejamento estratégico da empresa e com valores. Mas o mais importante é contratar profissional integro para está função. Busque este profissional com perfil adequado ao seu negócio, mas não abra mão da integridade, pois se não tiver está qualidade poderá perder muito dinheiro seja por mau negócios ou por práticas desonestas. Este é um investimento que muitas empresas adiam ou não fazem por não entender bem da importância de selecionar e valorizar este profissional. Não se esqueça de remunerar bem.

15 – Contratar consultoria especializada para melhorar a cadeia de suprimentos

Inclua no seu orçamento anual uma verba para a contratação de um profissional ou empresa de consultoria em gestão da cadeia de suprimentos (compras), pois isto trará um aprendizado e melhorias nos seus processos e possivelmente redução de tempo e custos. Estes profissionais ou consultorias trazem melhores práticas de gestão e negociação. Podem trazer ótimos resultados a curto, médio e longo prazo, dependendo do estágio e nível dos profissionais da sua cadeia de suprimentos. Uma avaliação externa e neutra da situação atual, dos processos e da gestão da cadeia de suprimentos será no mínimo uma certificação, caso esteja alinhada e com ótimos profissionais. Caso não, será uma ótima oportunidade para implementar melhores práticas e melhorar processos de negociação e compras.

Conclusão:

Comece 2015 pensando na sua cadeia de suprimentos, pois seus concorrentes estão fazendo a lição de casa. Pensar, planejar e executar ações para melhorar sua cadeia, não esqueça das pessoas, pois elas é que podem fazer a diferença, caso tenha dificuldade contrate profissionais especializado ou consultores experientes para avaliar e melhorar sua cadeia de suprimentos, melhores práticas e resultados a curto, médio e longo prazo.

Cláudio Farias - Administrador de Empresas e MBA Negócios Internacionais pela UNISINOS e MBA Logística Empresarial pela FARGS. Profissional com 24 anos de experiência em negociações, gestão de equipe, desenvolvimento de fornecedores de embalagens e matéria-prima,  novos produtos e importação. Implantação de projetos e norma ISO 9000, ERP/SAP no módulo MM e WM. Carreira em empresas como: Indústria de Calçados Flama, Zivi/Hercules, CEF, Seven Boys, Hertz Administração e Kley Hertz, Carvalhaes.