A tríade da negociação: Tempo, Poder e Informação.

A GESTÃO DE TRANSPORTES

A gestão de transporte deve ter atenção de todos os gestores, líderes e empresários, pois dependendo do negócio e custos envolvidos, pode ser de vital importância para o negócio (rentabilidade e satisfação clientes e acionistas). Atenção com relação: custos, qualidade do serviço, controle serviços prestados, controle valores e pagamentos e avaliação periódica do desempenho e ações corretivas e preventivas. Também, quando aplicável à gestão dos contratos de terceirização. O custo do transporte no Brasil esta cada vez mais caro, o custo de transporte pode ter um peso significado nos custos logísticos.

Dependendo do negócio e da estratégia da empresa os serviços de transporte pode ser próprio ou terceirizado. Independente de ser própria ou terceirizada, a gestão é e pode ser de vital importância para o negócio com relação a satisfação do cliente e dos acionistas(proprietários) ou não, caso não tenha: Planejamento, gestão, operacionalizada e controlada em conformidade com as boas práticas de mercado buscando sempre redução de custos e dos riscos, como também a satisfação dos clientes e acionistas.

Mas afinal, o que envolve a gestão de transportes? As atividades de gestão de transporte envolve uma séria de ações na esfera estratégica, tática e operacional, que englobam decisões com relação a ter frota própria ou terceirizada e as operações de curta, média e longa distância, conforme Neves(Marco Antonio Oliveira Neves – Diretor da Tigerlog: O futuro da gestão de transporte, Revista Mundo da Logística nº 40 maio & junho 2014), a gestão de transporte envolve:

•    Desenho da malha logística e da estratégia operacional;
•    Dimensionamento e perfil da frota e da infraestrutura de apoio à operação;
•    Contratação de transporte;
•    Planejamento e execução dos embarques
•    Otimização da capacidade disponível;
•    Auditoria e pagamento dos fretes;
•    Administração de não conformidade em transporte;
•    Relatórios de desempenho em transporte;
•    Visibilidade da operação;
•    Programa de excelência em transporte;
•    Gerenciamento de riscos;
•    Projetos em transportes;
•    Soluções em transporte global;
•    Logística reversa;
•    Serviços especiais (entregas noturnas, entregas em finais de semana, entregas agendadas, etc.);

Descrevo abaixo, figura 1 : Macrofluxo gestão de transportes, onde temos quatro processos básicos: Planejamento, gestão, operação e controle, conforme segue:  

Figura 1 -  Gestão de transportes

Com relação à gestão de transporte, nas empresas de produção e distribuição de produtos (exceto transportadoras prestadoras de serviços, pois não vou entrar no mérito pois não é o meu objetivo) considero que os gestores empresas devem dar atenção aos quatro processos básicos, descrevo cada um deles, conforme segue:

1. Planejamento: Planejar as necessidades, custos e como atender as necessidades internas e dos clientes, requisitos legais e contrato, definir se transporte próprio ou terceirizado, quais regiões, clientes  atender, etc.

2. Gestão: A gestão é fazer as coisas acontecerem conforme planejado e seus devidos ajustes. Cabe aos gestores a gestão: Pessoas, processos, materiais e prestador de serviços.

3. Operação: Operação trata do dia-a-dia da empresa e a logística de recebimento e distribuição até o cliente ou consumidor final.

4. Controle: É controlar os indicadores de resultado, se as operações estão conforme, cliente satisfeito e os custos cobrados dentro do que foi negociado.

O planejamento e a otimização na gestão do transporte envolve várias etapas ou processos, para ter uma completa gestão é importante atuar em vários campos da gestão, conforme segue:

Na figura 2 é detalhado o planejamento e otimização da gestão de transporte, com suas etapas, conforme segue:

A gestão de frotas ou transportadoras: Envolve etapas de negociação, avaliação e alinhamento e fechamento de contratos, avaliação de custos, quando aplicável.

A comunicação e interface com transportadoras: É de grande importância à comunicação e interface com as transportadoras, ou com sua frota própria, todo este processo deve estar alinhado e ter um ou vários canais de comunicação para que as informações sigam um fluxo contínuo tanto de saída como de entrada dos dados, alinhamento e correção quando aplicável.

Planejamento e execução embarques: No planejamento e execução dos embarques é envolve como o gestor e a empresa planejam os transportes, como é a execução dos embarques. Como é operacionalizado o planejamento, transporte próprio ou terceirizado? Como é a operação com relação à embalagem, paletização ou não, como é o uso de equipamentos de movimentação e armazenagem, a movimentação é feita por empilhadeiras ou outros equipamentos de movimentação e carregamento? Possuem docas para expedir e receber materiais? As embalagens de acondicionamento e expedição estão de acordo com a necessidade do material e condições de transporte com relação ao veículo, rodovias, distância, requisitos legais com relação meio ambiente, informação de rotulagem, informação com relação à necessidade do cliente.

Administração tabela de fretes: A administração da tabela de frete pode ser feito por pessoas ou sistemas. Com relação aos sistemas que tem no mercado, têm opções de software que controlam todos os processos de gerenciamento dos fretes. Pois é de vital importância para o negócio controlar se o que está sendo cobrado esta de acordo com a tabela de frete negociado. Mas do que isto, se a cubagem está correta? Para controlar peso e cubagem a empresa não pode terceirizar esta responsabilidade, deve saber no final do processo de preparação da embalagem ou paletização qual será o volume e o peso que será expedido. Para controlar peso e cubagem, o mercado oferece equipamentos e software que fazem este controle de peso e cubagem e que se integram com as informações e a outros sistemas de controle de frete. Temos por exemplo no mercado os seguintes sistemas: GKO, Transpofrete, e-Sales, Red Sistemas, Benner Sistemas, GL2 Sistemas, CTMS (Collaborative Transportation Management Solution) da Trust Consultores, MICROSIGA Gestão de Transportes(TMS), E-Cargo, Active Trans, Etc. Existem outros sistemas no mercado para gestão e controle do transporte.

Pagamentos de fretes: O  pagamento de fretes envolve todos os processos anteriores com relação negociação, embarques e tabela de frete, sistema para controlar e consolidar com prestador de serviços valores ou ajustes caso exista erros, estando tudo de acordo libera para financeiro fazer pagamento do serviço prestado. Caso a empresa não tenha um sistema de controle Gestão de fretes, deverá fazer por amostragem ou total, todos os conhecimentos de fretes e cobranças validados pela tabela e informações das nfs expedidas. Pode extrair as informações do sistema / ERP e passar para Excel. As informações para exportar para Excel deve ser pelo menos: valor nf, peso, volume e destino.

Rastreamento de embarques: Um dos processos importantes na gestão de transporte é o rastreamento dos embarques até entrega no cliente. Do que adiante os processos internos até expedição estarem em conformidade se a empresa não tem o controle e rastreamento das entregas? Os parceiros devem ter tecnologia que suporte a troca de informações, preferencialmente via sistemas, para controlar se foi entregue, se não foi entregue onde esta a mercadoria, se teve ocorrências de avarias, extravio etc. o fornecedor e o cliente devem saber de imediato destas informações para poderem tomar as devidas ações para minimizar os riscos e rupturas de estoques.

Roteirização: A roteirização é de fundamental importância, pois envolve tempo, distância e custos, se não temos um sistema de roteirização temos que ter um profissional, pois a roteirização ajuda a otimizar os recursos, sem perdas de tempo e reduzir os custo pela diminuição da quilometragem e uso dos recursos humanos e físicos, caso não a empresa poderá ter prejuízo operacional(perdas) e financeiro.

Desempenho operacional: O desempenho operacional dos transportes, seja próprio ou terceirizado deve ser avaliado periodicamente. Avaliar eficiência (criar indicadores de desempenho), avaliar os custos por recursos humanos e materiais, eficiência operacional com relação ao previsto x realizado.

Com relação a sistema de gestão de fretes, tem vários no mercado, mas em especial o GKO Frete tem uma boa aderência. Muitos  ERPs no Brasil possuem módulo de gestão de transportes ou TMS. Além do GKO, têm no mercado: Transpofrete, e-Sales, Red Sistemas, Benner Sistemas, GL2 Sistemas, CTMS (Collaborative Transportation Management Solution) da Trust Consultores, MICROSIGA Gestão de Transportes(TMS), E-Cargo, Active Trans, etc.

Com relação aos parceiros, deve-se buscar parceiros capacitados para o negócio. Qual ou quais tem maior aderência ao seu negócio com relação à capacidade de atender necessidades suas e de seus clientes, capacidade de transporte e capacidade de atender requisitos legais aplicáveis ao negócio e aos produtos a serem transportados. A empresa tem que ter critério para seleção e avaliação dos parceiros.

Sobre terceirização das atividades operacionais, veja o que diz Marco Neves (Tigerlog Consultoria e treinamento em logística): “A utilização de parceiros mais bem capacitados permitirá ao embarcador a atuação e o reforço de suas competências no nível tático e estratégico, delegando para as transportadoras/operadores logísticos a quase totalidade das atividades operacionais...”

Conclusão:

Para concluir, a gestão de transporte deve envolver os diretores, gestores, líderes do negócio(nível estratégico, tático e operacional), pois pode ser de vital importância para o negócio: lucro e satisfação do cliente. Com relação aos custos, qualidade do serviço, controle serviços prestados, controle valores e pagamentos e avaliação periódica do desempenho e ações corretivas e preventivas, buscando sempre redução de custo, tempo, riscos e satisfação dos acionistas e dos clientes.

Cláudio Farias - Administrador de Empresas e MBA Negócios Internacionais pela UNISINOS e MBA Logística Empresarial pela FARGS. Profissional com 24 anos de experiência em negociações, gestão de equipe, desenvolvimento de fornecedores de embalagens e matéria-prima,  novos produtos e importação. Implantação de projetos e norma ISO 9000, ERP/SAP no módulo MM e WM. Carreira em empresas como: Indústria de Calçados Flama, Zivi/Hercules, CEF, Seven Boys, Hertz Administração e Kley Hertz, Carvalhaes.