A tríade da negociação: Tempo, Poder e Informação.

A gestão dos estoques e sua relação com S&OP e a cadeia de suprimentos.

1 - Introdução:

O objetivo desta publicação é dar uma visão prática da minha experiência dentro e fora das organizações. Vivências profissionais e também em palestras, visitas técnicas e reuniões. As experiências de negócios em empresas com relação ao inventário, gestão de transporte e a gestão da cadeia de suprimentos. Portanto não é um artigo acadêmico, é a opinião do autor sobre o assunto a ser tratado conforme sua vivência na gestão da da logística e na cadeia de suprimentos.

2 - A gestão dos estoques na cadeia de suprimentos:

A gestão do inventário começa na cadeia de fornecimento (fornecedor) na seleção do melhor parceiro para o negócio (avaliação, seleção e qualificação), mas antes disto, tem o planejamento de vendas e operações (S&OP).

Pois não podemos considerar o estoque como algo interno ou isolado das decisões da empresa no S&OP (Acrônimo para Sales and Operation Planning, que envolve todo o processo de planejamento agregado mensal de vendas, produção, estoques e aquisições), políticas, planejamento estratégico. O inventário é consequência das decisões certas ou erradas que os executivos e gestores tomam na empresa. Tudo ou quase tudo começa no planejamento de vendas e operações (S&OP), na gestão da acuracidade dos estoques, planejamento da produção, do tamanho do lote de compra e lote de produção.

A gestão do inventário é importante para qualquer organização que trabalha com estoque, pois estoque envolve toda a cadeia, desde fornecedor do fornecedor e até o cliente do nosso cliente (consumidor final). Estoque é um mal necessário, infelizmente em algum lugar vai ter estoque, não existe estoque zero ou um fornecimento JIT (Aplicável à cultura e as empresas Japonesas no Japão e adaptado nas empresas no ocidente), vejo muito debate e artigos sobre estoque zero ou fornecimento JIT onde o cliente ou indústria divulga que não trabalha com estoques, mas na prática o estoque está em algum lugar, por exemplo, os sistemas da GM em Gravataí, onde estão os estoques das peças que a GM usa para montar o Celta? É num passe de mágica que os materiais são enviados das fabricas dos fornecedores de pneus, cockpits, para GM Gravataí? 

Toda cadeia deve estar bem balanceada e alinhada, muita troca de informações e planejamento para ter menos estoques na cadeia, não somente na empresa, pois estoque tem custo para todos na cadeia. Uma ótima gestão de riscos pode ajudar a identificar os riscos e ter um plano de ação para cada evento, minimizando assim rupturas.

No planejamento de vendas e operações é onde começa a se definir o que a empresa terá de inventário, nesta etapa tem que definir política de estoques para produto e para os insumos, política com relação clientes estratégicos (se houver), insumos importados, materiais curva ABC, materiais semiacabado produzido em terceiros (terceirização etapa de produção), etc.

Então, onde começa a gestão dos inventários? 

A gestão dos estoques começa então no planejamento, S&OP - planejamento de vendas e operações, política de estoque, capacidade de produção e armazenagem, restrições de capacidade de produção e armazenagem, lote econômico de compra e de produção, lote mínimo do fornecedor, qualidade e segurança dos fornecedores, variação da sazonalidade, perda ou venda para um novo um cliente estratégico, MRP, cadastro de materiais e estoque de segurança, enfim são diversas variáveis que definem ou influenciam nos estoques.

O que fazer para manter um nível de estoque sem excessos ou rupturas?

Para manter um nível de estoque que atenda as necessidades e também para minimizar faltas ou excessos de estoque, deve estar bem alinhado e balanceado. As variáveis são muitas para ocasionar excesso ou ruptura de estoques, então cabe a todos os gestores de todas as áreas da empresa envolvida fazerem os devidos ajustes dos estoques através de reuniões periódicas de estoques: pode ser diária, semanal e mensal. Não é responsabilidade somente do gestor de suprimentos / logística, mas também do gestor da produção, vendas, etc.

Planejamento de vendas e operações (S&OP):

Considerando o exposto acima, então a primeira etapa na gestão dos estoques começa no planejamento (S&OP), que é uma das variáveis que depende do mercado, informações da previsão de vendas semanal, mensal e anual validada, então estamos começando a trabalhar na gestão do inventário, pois quanto mais alinhado o S&OP melhor será a gestão do inventário.

Depois do planejamento da demanda, temos que fazer o planejamento das operações que é: o que, quando, quanto, onde produzir. Temos capacidade? Vamos terceirizar alguma etapa ou todo produto? Temos insumos ou produtos para atender vendas e produção? Quanto vamos comprar? Qual prazo? Onde vamos comprar e quando iremos receber? Etc.

Temos que avaliar a capacidade de armazenagem nesta etapa, pois temos capacidade de armazenagem interna? Temos como terceirizar a armazenagem? Podemos armazenar no nosso fornecedor? Quando importado, temos como deixar no armazém alfandegado? Qual custo das alternativas?

Necessidades de materiais:

A segunda etapa é a gestão do MRP, gera as necessidades de materiais considerando estoques da empresa e as necessidades de produção, gerando então o necessário para produção. No sistema ERP com MRP é feito o cálculo e gerado então as necessidades dos materiais o que a empresa tem que comprar considerando variáveis: lead time de fornecimento, estoque de segurança, tempo de análise da qualidade, etc.

Compras dos insumos:

Na terceira etapa, tem a etapa das compras dos insumos, que começa antes de ter as necessidades, pois antes de comprar deve ter o projeto do produto (o que vamos produzir e o que precisamos), depois a negociação, desenvolvimento, avaliação e qualificação do fornecedor. O fornecedor deve passar por uma avaliação: de qualidade, custo aprovado, testes de qualidade e de lote piloto, capacidade técnica, capacidade financeira, capacidade de produção ou de atender a demanda, questões legais (atender legislação do negócio), histórico no mercado, etc.

Como sugestão e como boas práticas: Fornecedor qualificado, quando aplicável, começa a gestão do contrato quando fornecedor exclusivo ou estratégico responsável por atender insumo que tem impacto na curva A de produto ou na rentabilidade do produto ou negócio, conforme análise da MPEM (Matriz do Posicionamento Estratégico de Materiais), para informações sobre este assunto ver artigo: Strategic positioning matrix of materials: conceptualization, method and case study (http://www.scielo.br/).

Fornecedor qualificado, insumo aprovado, negociação e contrato assinado, informações de demanda diária, semanal, mensal ou anual alinhada, lote de compra ou recebimento alinhado com relação data e quantidade, embalagem do insumo, tamanho de lote, especificação da qualidade que o fornecedor deve atender, começamos então inicio do processo de compra e recebimento dos materiais.

Transportes:

Nesta etapa começa também o transporte dos insumos, conforme negociação pode ser pago pelo cliente ou pelo fornecedor. Uma ótima gestão de transportes é primordial para o sucesso do negócio e operações (planejamento, gestão, operação e controle). Todos os processos relacionados: A gestão de frotas própria ou transportadoras terceirizadas, a comunicação e interface com transportadoras, planejamento e execução embarques, administração tabela de fretes, Pagamentos de fretes, rastreamento de embarques, roteirização, desempenho operacional.

Recebimento de materiais:

Após temos o inicio do fornecimento, começamos a receber os insumos ou os produtos comprados, começamos a gerar estoques na empresa. Nesta etapa, a empresa deve ter um processo de recebimento bem definido, equipe treinada e processos básicos relacionados: conferência física e fiscal e recebimento, análise do recebimento, avaliação da qualidade e armazenagem dos insumos ou produtos bem alinhados. Pois nesta etapa de recebimento envolve: receber e conferir se o que foi comprado é exatamente o que o fornecedor está entregando, nas condições contratadas com relação à quantidade, valores, impostos, qualidade e prazo de entrega, como também condições gerais do veículo, condições gerais das embalagens com relação à identificação e acuracidade das informações. Estando tudo certo, dá entrada física e fiscal dos materiais comprados. Após, entra a avaliação da qualidade, onde material é aprovado ou reprovado. Material é identificado e endereçado no seu respectivo armazém, que pode ser: armazém de qualidade ou armazém virtual, armazém matéria-prima, armazém produto controlado (PF, exército), armazém de embalagens, armazém de produtos químicos, armazém insumos, armazém semiacabado, armazém peças, material de laboratório, etc.

Temos então os estoques, temos os custos dos estoques, temos riscos de perdas com relação a validades, temos os riscos inerentes ao manuseio incorreto, avarias na movimentação, custo financeiro, obsolescência, custo com seguro, etc.

Começa então a necessidade de cuidar da organização e inventário dos estoques, organização com relação a boas práticas de armazenagem e endereçamento dos materiais (para encontrar material no local certo no tempo certo). Temos que ter o planejamento de inventário, preciso ser definido quando vai ser realizado inventário dos estoques (periodicidade) tipo de inventário: varredura, por tipo de material (MP, Embalagem, produto, químico, caixas), por local (armazém refrigerado), por curva ABC (mais importantes), por classificação, por amostragem, etc. Inventário envolve acuracidade, temos que ter um indicador interno para avaliar como está a acuracidade dos estoques, o ideal para uma organização que usa um sistema ERP é ter a acuracidade igual ou maior que 98%.

Onde começa a boa gestão do inventário e quais variáveis envolvem?

Então, resumidamente a boa gestão do inventário, depende de algumas variáveis que envolvem planejamento, organização controle e informação: 

• Planejamento de vendas e operações (S&OP); 

• Planejamento das necessidades de materiais e compras; 

• Qualificação dos fornecedores; 

• Negociação e contratos; 

• Planejamento do transporte (com quem vamos transporte e deve estar qualificado?). 

• Planejamento da armazenagem; 

• Alinhamento das necessidades de materiais com fornecedores (comunicação); 

• Inventário e acuracidade dos estoques; 

• Política de estoques para produto acabado e insumos; 

• Planejamento da distribuição; 

Bom, tudo isto envolve, pelo menos: sistema, processos e pessoas qualificadas e com atitude para fazer as ações necessárias para melhorar a acuracidade dos estoques e ter disponível para produção e o produto final para o cliente sem atrasos, no custo contratado, na quantidade e na qualidade que o cliente necessita.

Os profissionais precisam ter CHA: Conhecimento, Habilidade e Atitude. Mais do que isto, precisam ter muita comunicação, planejamento, informação em toda cadeia de abastecimento e distribuição. Do fornecedor do nosso fornecedor, até o cliente e consumidor final. 

Não existe uma fórmula mágica ou manual que podemos aplicar ao nosso negócio para que tudo funcione 100% sem rupturas ou excesso de inventário. Cada empresa ou negócio tem suas características, políticas, clientes com necessidades diferentes, cadeia de fornecimento muito especifica, canais de distribuição, mercado, etc. O que pode fazer a diferença são as pessoas, os processos bem alinhados, com políticas de estoque e atendimento ao cliente (Nível de serviço) clara e definida, ter um ERP ou gestão da informação bem alinhada e uma equipe focada e alinhada com as estratégias da empresa e multiplicada no campo tático e operacional.

Os estoques devem ser analisados, balanceados, corrigidos. Porque, caso contrário, o custo pode ser ainda maior, ou seja, o de atender o cliente a qualquer custo. 

Pode ser comodo para área comercial que os estoques estejam elevados, pois assim fica praticamente garantido que os pedidos serão atendidos. Será que, não seria o desafio de trabalhar para ser mais agressivo em equipe?

É de vital importância a participação da alta direção da empresa, pois apenas os envolvidos na cadeia de suprimentos não serão capazes de convencer toda empresa de mudar esta realidade: mudança de hábitos e implantação de cultura.

Redução de estoques ou realinhamento de estoques? A meta é reduzir custos. Com relação aos SKUs normalmente existe um desequilíbrio físico e financeiro para ser melhorado, pois pode ter muito estoque de um SKU (Stock keeping unit) e pouco de outros. 

Com relação aos estoques temos que considerar que é algo dinâmico e não estático, o estoque é como um sistema com entrada, saídas e saldos. Estoques existem devido as causa, eliminando as causas cessa a necessidade de ter estoque. As causas são diversas, seguem algumas:

• Incertezas;

• Riscos, tais como perda de vendas em consequencias das faltas;

• Flutuações da oferta;

• Flutuações da demanda;

• Erros nas previsões e expectativas;

• Especulações financeiras por parte dos clientes;

• Falta de flexibilidade devido as restrições: produtivas, logísticas, econômicas, financeiras.

• Falta de sincronização ocasionadas pela sazonalidade anual, mensal ou diária, tamanho dos lotes, disponibilidade de recursos, distância, prazo/tempo, etc.

• Fatores psicológicos, como medo ou traumas;

• Aspectos mercadológicos como:lançamento de produtos, promoção, preços, variedade, etc.

• Falta de conhecimento dos envolvidos em técnicas de gestão de estoques;

• Paradigmas e políticas ultrapassadas;

• Falta de informação ou falta de confiabilidade;

• Inércia e falta de iniciativa da administração;

Gerar estoques implicam para empresa algumas consequências, conforme segue:

• Espaço físico;

• Maiores custos operacionais;

• Custo de financiamento de capital de giro;

• Falta de liquidez financeira;

• Perdas por obsolescência;

• Perda por validade e descontinuidade de produtos;

• Custo de seguro;

• Despesas administrativas;

• Problemas de qualidade relacionados a movimentação e manuseio;

• Implica maior inércia na mudança de linha de produtos;

• Perdas por desvalorização dos materiais;

O propósito ou finalidade fundamental dos estoques é amortecer as consequências das incertezas impedindo ou minimizando as consequências nos demais processos da cadeia de abastecimento (Gasnier, 2002).

Para atender melhor nossos clientes devemos estar atentos em: Agregar valor ao cliente, entrega em horários determinados, utilizar ferramentas de TI, WMS, TMS, EDI, Web, etc, atuar nas necessidades dos clientes e manter a competitividade e a rentabilidade, ter lucro no final do ano fiscal.

3 - Conclusão:

Resumidamente, boa parte da gestão do inventário (estoques) envolve: Planejamento (principalmente o S&OP), gestão, operação, organização e controle, correção e ajustes. Envolve também, uma ótima comunicação, gestão dos processos e pessoas, alinhamento interno e com a cadeia de suprimentos. Como também e dentro do possível, alinhamento com os canais de distribuição e clientes.

4 - Glossário:

CLT: Custo logístico total;
EDI: Eletronic Data Interchange ou troca eletronica de dados;
ERP: Enterprezi Resources Planning;
JIT: Just In time ou no tempo certo;
MRP: Material Requeriments Planning;
SCM: Supply Chain Management;
S&OP: Sales and Operation Planning ou Planejamento de vendas e operações
SKU: Stock keeping unit em inglês ou Itens distintos mantidos em estoque;
SLA: Service Level agreement;
TI: Tecnologia da Informação;
TMS: Transportation Management Systems;
WMS: Warhouse Management systems;