Os KPI’s (Key Performance Indicators) ou Indicador Chave de Performance

Os KPI’s (Key Performance Indicators) ou Indicador Chave de Performance

Os KPI’s (Key Performance Indicators) ou também conhecido como Indicador Chave de Performance (Desempenho). Os KPI’s fornecem visibilidade sobre o desempenho de determinado negócio.

Para que devemos criar indicadores de performance? Devemos criar KPI’s para:

• Para entendermos nossa organização de Compras e Suprimentos;

• Para estabelecer bases de comparação no mercado;

• Para identificarmos oportunidades de melhorias nos processos, recursos e pessoas;

Para que servem os indicadores de performance?

·        Servem para medir se os contratos e negociações estão sendo cumpridos;

·        Servem para criação de métricas para gestão contratual;

·        Desenvolvimento de scorecards[1];

·        Desenvolvimento de metas de performance;

·        Servem para poder comparar com outras organizações (fazer benchmarking).

·        Para melhorar eficiência e eficácia na Gestão de Compras na empresa;

·        Para demonstrar o valor estratégico da função de Compras na empresa;

Os indicadores são balizadores para termos uma análise mais adequada do comportamento dos resultados, tendências e possíveis correções. Temos que identificar as principais causas de suas variações, tais como: ganhos em negociações, repasse da inflação e variação câmbial.

O que realmente importa, devemos perguntar: O que devemos medir ?

• Como escolher os principais indicadores para a área de Compras?
• O que minha empresa (gestor) considera chave?
• Como irei medir? Qual método de medição dos KPI’s?

Quais são os principais KPI’s de Compras a serem implantados em Suprimentos?

Para definir os indicadores, devemos pensar estrategicamente as seguintes perspectivas:

• Impacto na rentabilidade da empresa,
• Qualidade dos insumos e produtos;
• Satisfação dos clientes internos e externos;
• Impacto nos processos internos (produção por exemplo);
• Impacto na aprendizagem e crescimento da empresa e pessoas, como mudar e progredir;

Dos indicadores listados abaixo, escolher pelo menos uns 5 indicadores, no máximo 10, levando em consideração as perspectivas financeira, qualidade, satisfação do cliente, processos e aprendizagem listados acima.

Os Principais indicadores para área de compras são:

• Savings insumos (custo anterior x custo atual), usar como base ano anterior;
• Orçamento despesas Suprimentos (anterior x atual), usar como base ano anterior;
• Prazo médio de pagamento dos fornecedores;
• Lead time de fornecimento dos insumos;
• Qualidade dos insumos fornecidos;
• Avaliação de performance dos fornecedores;
• Redução de Custos / Saving de Compras;
• Redução de Custo Total (TCO);
• Total das compras da empresa X total das compras gerenciadas e efetuadas pelo Departamento de Compras;
• Savings obtidas X total das compras de responsabilidade da área de Suprimentos;
• Percentual de Saving gerado no Ano. (Saving orçado X Comprado);
• Descontos obtidos nas negociações;
• Custo insumos x inflação no período;
• Variação dos Custos insumos x variação cambial (para materiais importados);
• Custo operacional da área de Compras X o total das Compras.
• Custo de um Pedido de Compra.
• Redução de Estoques insumos produtivos.
• Redução de estoques MRO.
• Cost Avoidance[2]. (custo evitado).
• Percentual das entregas on-time pelos fornecedores;
• Percentual de compras com qualidade assegurada em R$;
• Percentual de compras com qualidade assegurada em itens;
• Percentual de compras com contrato de fornecimento em valores R$;
• Percentual de compras com contrato de fornecimento em nº de itens;
• Percentual de pedido de compras conforme com a negociação (valor, prazo pagamento);
• Percentual de compras itens importados;
• Percentual de fornecedores estrangeiros;
• Diminuição do número de fornecedores;
• Número de fornecedores Exclusivos;
• Participação das compras com contratos em relação ao % total comprado;
• Desenvolvimento de fornecedores: % de fornecedores que foram qualificados e Avaliados pela qualidade(Garantia da qualidade);
• Qualidade: número de devoluções em relação ao total das entregas de materiais;
• Qualidade: número de itens com desvio de qualidade durante processo produtivo;
• Qualidade: % da pontualidade nas entregas de materiais;
• Lead Time de Compras, tempo de entrega, tempo de colocação do Pedido.
• Tempo de colocação do material pronto para uso.
• Percentual de rejeição de produtos do fornecedor.
• Satisfação dos clientes internos.
• Prazo (tempo)  em atender aos clientes internos.
• Prazo (tempo)  de atendimento de Requisição.
• Percentual de erro das Requisições.
• Quantidade de compras de emergência (Urgentes).
• Produtividade do Comprador.
• Inovação.
• Earnings Per Share (EPS)
• EBITIDA

CONCLUSÃO:

Os KPI’s, também conhecido como Indicador Chave de Performance (Desempenho). Os KPI’s fornecem visibilidade sobre o desempenho de determinado negócio. Os indicadores são importantes para medir o desempenho, devemos saber o que devemos medir? O que é estratégico para organização. São muitos indicadores apresentados como exemplo, mas temos que saber escolher os indicadores mais coerentes com a estratégia que foi definida pela empresa, pois isto aumenta a probabilidade de sucesso.

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[1] Scorecards ou Balanced Scorecard é uma metodologia de medição e gestão de desempenho desenvolvida pelos professores da Harvard Business School, Robert Kaplan e David Norton, em 1992. Os métodos usados na gestão do negócio, dos serviços e da infra-estrutura baseiam-se normalmente em metodologias consagradas que podem utilizar a TI (tecnologia da informação) e os softwares de ERP como soluções de apoio, relacionando-a à gerência de serviços e garantia de resultados do negócio. Os passos dessas metodologias incluem: definição da estratégia empresarial, gerência do negócio, gerência de serviços e gestão da qualidade; passos estes implementados através de indicadores de desempenho. O BSC (Balanced Scorecard) foi apresentado inicialmente como um modelo de avaliação e performance empresarial, porém, a aplicação em empresas proporcionou seu desenvolvimento para uma metodologia de gestão estratégica. Os requisitos para definição desses indicadores tratam dos processos de um modelo da administração de serviços e busca da maximização dos resultados baseados em quatro perspectivas que refletem a visão e estratégia empresarial: financeira; clientes; processos internos; aprendizado e crescimento.

[2] Cost Avoidance: O termo de “cost avoidance” é usado para toda ação feita por Compras (negociação, troca de fornecedor,  etc) que reduza um impacto negativo de aumento de custos para a Companhia.


Cláudio Farias - Administrador de Empresas e MBA Negócios Internacionais pela UNISINOS e MBA Logística Empresarial pela FARGS. Profissional com 24 anos de experiência em negociações, gestão de equipe, desenvolvimento de fornecedores de embalagens e matéria-prima,  novos produtos e importação. Implantação de projetos e norma ISO 9000, ERP/SAP no módulo MM e WM. Carreira em empresas como: Indústria de Calçados Flama, Zivi/Hercules, CEF, Seven Boys, Hertz Administração e Kley Hertz, Carvalhaes.