Vantagens e desvantagens da centralização de compras
1 – Introdução:
As
vantagens e desvantagens com relação à centralização das compras organizacionais
são muitas, portanto é importante avaliar em sua empresa as vantagens e
desvantagens e quantificar qual política e estratégica a adotar com relação à
centralização ou não das compras. Cada empresa possui sua estrutura
organizacional, seus custos e seu perfil de compras de insumos, materiais de
consumo e serviços. A seguir descrevo sobre as principais vantagens e
desvantagens com relação à centralização das compras, conforme minhas
experiências profissionais e conforme pesquisa bibliográfica sobre o assunto.
2 - Quais
as Vantagens e Desvantagens da Centralização de Compras:
A
maioria das empresas ou grandes organizações que operam vários estabelecimentos
adotam algum compromisso entre a compra centralizada e a compra local, visando
balancear as vantagens da força dessa flexibilidade. Baily et al. (2000) afirma
que existem basicamente três alternativas:
a)
Descentralização total: seguindo autonomia plena em cada
uma das unidades;
b)
Centralização total: na prática significa que,
independentemente das compras locais de pequeno valor, todas as compras são
feitas a partir de um escritório central; ou
c)
Uma combinação das duas.
Para
Baily et al. (2000) de um modo geral, as vantagens de uma abordagem são as
desvantagens de outra. Assim, uma combinação de ambas é frequentemente usada
para obter o benefício das melhores características de cada abordagem,
evitando-se as desvantagens.
Outras
considerações são apontadas por autores que lidam com o estudo de estratégias
organizacionais. De acordo com Hamel e Prahalad:
“A descentralização não pode ser absoluta nem a estratégia
empresarial opressiva, mas a organização precisa desenvolver uma estratégia
coletiva, o que exige do corpo gerencial postura mais cooperativa e menos
competitiva em relação aos seus pares” (HAMEL, PRAHALAD, 1995, p.333).
Com
relação às políticas de compras, vou descrever sobre as vantagens e
desvantagens em centralizar as compras:
2.1
- Vantagens de Centralizar compras:
- Visão
do todo quanto à organização do serviço;
- Maior
especialização da equipe e possibilidade de poder pagar por bons talentos
devido à escala;
- Maior
poder organizacional;
- Foco
estratégico;
- Custos
de compras mais baixos;
- Proximidade
dos tomadores de decisão de alto nível na empresa;
- Poder
de negociação para melhoria dos níveis de preços obtidos dos fornecedores;
- Influência
no mercado devido ao nível de relacionamento com os fornecedores;
- Análise
do mercado, com eficácia, em virtude da especialização do pessoal no
serviço de compras;
- Controle
financeiro dos compromissos assumidos pelas compras associado a um
controle de estoques;
- Economia
de escala na aquisição centralizada, gerando custos mais baixos;
- Melhor
qualidade, por causa da maior facilidade de implantação do sistema de
qualidade;
- Sortimento
de produtos com mais consistência, para suportar as promoções nacionais;
- Especialização
das atividades para o pessoal da produção não perder muito tempo com
contatos com os vendedores.
- Melhora
o relacionamento com os fornecedores;
- Melhor
aproveitamento dos recursos de pessoal;
- Melhor
controle por parte da gestão;
- Maior
controle dos processos de compras e recebimento de materiais;
2.2
- Desvantagens de Centralizar compras:
- Cria
um pouco de burocracia e diminui a flexibilidade e agilidade nas compras,
o processo de compra tende a ser mais lento e menos ágil;
- Custos
mais altos das compras;
- Dificuldade
de comunicação e coordenação entre subunidades operacionais;
- Aparência
de excesso de pessoal no staff corporativo;
- As
compras de todas as unidades ou filiais centralizadas em uma organização
de compras acabam criando um volume de serviços muitas vezes acima da
capacidade da estrutura de compras, tirando o foco de compras e
negociações mais significativas curva ABC;
- Foco nas necessidades da corporação e não nas necessidades
das unidades operacionais;
- Adequação da compra devido ao
conhecimento dos problemas específicos da área onde o comprador exerce sua
atividade;
- Menor
estoque e com uma variedade mais adequada, por causa de
peculiaridades regionais da qualidade, quantidade, variedade;
- Melhor
coordenação em virtude do relacionamento direto com o fornecedor,
levando a unidade operacional a atuar de acordo com as necessidades
regionais;
- Melhora
a flexibilidade proporcionada pelo menor tempo de tramitação das
ordens, provocando menores faltas;
- Perda
ou diminuição do controle dos processos de compras;
- Os clientes internos (usuários) tendem a não planejar
com antecedência as solicitações de compras;
- Foco operacional e menos estratégico;
- Falta de padronização dos processos e materiais;
- Compras
sem uma avaliação adequada com relação às opções e custos podendo levar a
ter prejuízo financeiro devido não ser o foco de quem está contratando ou
comprando o material/serviço;
- Diminuição
ou redução do processo de aprendizagem relacionado ao mercado fornecedor e
dos materiais e serviços adquiridos;
Para
Baily et al. (2000) de um modo geral, as vantagens de uma abordagem são as
desvantagens de outra. Assim, uma combinação de ambas é frequentemente usada
para obter o benefício das melhores características de cada abordagem,
evitando-se as desvantagens.
Segundo o autor, o departamento de
compras centralizado é responsável por:
•
Determinação de políticas, padrões, procedimentos e especificações gerais;
•
Negociação dos contratos de materiais comuns usados por todas as unidades em
qualquer volume;
•
Grandes contratos de construção de fábricas, aquisição de equipamentos e
projetos que envolvem muito capitais;
•
Contratos para materiais importados e para exportações relevantes;
•
Assuntos legais relacionados a suprimentos;
•
Coordenação da estocagem de todas as unidades;
•
Educação e desenvolvimento do pessoal de suprimentos de todas as unidades e
orientação para o recrutamento de funcionários.
Baily
et al. (2008) avança além dos objetivos citados, trazendo outros parâmetros a
serem observados nos centros de compras das organizações. Para o autor, também
são importantes à lista objetivos, como os referenciados abaixo:
- Selecionar
os melhores fornecedores do mercado;
- Ajudar
a gerar o desenvolvimento eficiente e eficaz de novos produtos;
- Proteger
a estrutura de custos da empresa;
- Manter
o equilíbrio correto entre qualidade e valor;
- Monitorar
as tendências do mercado de suprimentos;
- Negociar
com eficácia para trabalhar com os fornecedores em busca de benefícios
mútuos, por meio de desempenho economicamente superior.
Conforme
autores como Parente e Plantullo (2000) apud Chaves (2002), o último dos
indicadores de responsabilidades para a área de compras é o de:
- Dirimir a dicotomia existente entre a redução máxima do volume
estocado e a falta de produtos. Requer-se o conhecimento da rotatividade dos
produtos, para que sejam realizadas compras em volume adequado, considerando a
demanda assim como uma quantidade de estoque de segurança que evite a falta de
produtos.
Conclusão:
As
vantagens e desvantagens com relação à centralização das compras são muitas,
cada empresa possui sua estrutura organizacional, suas políticas e estratégias
e seus custos, como também seu perfil de compras de insumos, materiais de
consumo e serviços. O importante é avaliar se no final de tudo, a centralização
ou descentralização vai melhorar: Qualidade, reduzir custos e melhorar o
atendimento aos clientes internos e externos.
Vai depender do tipo de negócio e estrutura da empresa, pode ser feito
conforme impacto em custos, a empresa pode desenvolver um sistema misto,
podendo centralizar o que é mais importante e que têm impacto significativo nos
custos e processos e descentralizar as compras de itens de baixo impacto em
custos dando autonomia a unidades ou setores da empresa para fazerem suas
compras, isto é itens descentralizar itens da curva C. Centraliza compras itens
A e B, padroniza processos e especificações de materiais (não customizando),
alinha processos e comunicação com fornecedores, qualifica a cadeia de
fornecimento através de auditoria e seleção de fornecedores.
BIBLIOGRAFIA
BAILY,
Peter. FARMER, David. JESSOP, David. JONES,
Davis. Compras Princípios e Administração. São Paulo: Editora Atlas, 2000.
BAILY,
Peter; FARMER, David; JESSOP, David; JONES, David. Compras: princípios e administração.
São Paulo: Atlas, 2008
CORRÊA,
Luiz Henrique. Gestão De redes de Suprimentos: Integrando Cadeias de Suprimento
No Mundo Globalizado. 1ª Edição. São Paulo: Editora Atlas, 2010.
GASNIER,
Daniel Georges - Gestão de estoques e suprimentos na cadeia de abastecimento,
IMAM São Paulo, 2007.
HAMEL,
Gary; PRAHALAD, C. K. Competindo pelo Futuro. Rio de Janeiro: Campus, 1995.
PARENTE,
Juracy. Varejo no Brasil: gestão e estratégias. São Paulo: Atlas, 2000.
Comentários
Postar um comentário
Registre sua opinião ou sugestão: